Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Etkili zaman yönetimi; zaman ve işin sizi egemenliği altına alması yerine, sizin zamanı ve işi egemenlik altına almanızdır.

Başarmak istiyorsanız muhakkak kişisel zamanınızı, nasıl ve ne şekilde neye yönelik olarak kullanacağınızı, etraflıca düşünüp belli bir plan çerçevesine oturtmak gerekir.

Mevcut faaliyetlerin önceliklerini belirleyip detaylardan uzaklaşma, öze inme, harekete geçme, iş üretme, stresten kaçma, aile ve özel yaşam için zaman kazanma, hedefleri bilinçli olarak saptayıp ve zamanında ulaşmaya gayret göstermelidir.

Amaç Belirleme

Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi zaman yönetimi konusunda da öncelikle belirgin bir amacımızın olması gerekir. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir.

Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, ne yapacağımıza karar vermeye çalışmakla geçer. Belirsiz amaçlar, erteleme davranışına ve neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelir.

Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamamasına neden olur.

Böylece bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz. Önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız.

Yaşamda, başarılarından doyum elde etmiş kişilerle bu doyumu yaşayamayan kişiler arasındaki en önemli fark, amaçlarını iyi belirlemeleri ve yaşamlarını amaca yönelik planlamalarıdır. Bu farkın kaynağında ise kişinin zaman yönetimi yatmaktadır.

Başarılarından doyum elde etmiş kişiler, amaçları doğrultusunda zamanı iyi kullanır. Bu doyumu yaşayamayan kişiler ise zamanı iyi kullanamazlar.

Amaçları belirlerken;

Amaçlarımıza ulaşabilmek için yaşamımızda yapmamız gereken değişiklikleri gözden geçirmek,

Kısa vadeli amaçları belirlemek,

Amaçlara ulaşabilmek için gerekli alt amaçları belirlemek,

Bu amaçlar doğrultusunda zaman planı yapmak,

Her bir amaç için bitirme zamanı belli, ayrıntılı bir liste yapmak gerekir.

Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da “acil olması” ve “önem” konusudur.

Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir.

Bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir.

Acil Olmayan ve Önemsiz İşler

Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb. işler bu kategoriye girer.

Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve serbest zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.

  Acil ama önemsiz işler

Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir.

Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.

  Acil olmayan ama önemli işler

Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir.

Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada, üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler, bu kategoride yer alır.

Acil ve Önemli İşler

Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.

Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim. Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim.

Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir; büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır. Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır.

Önce büyük taşları yerleştirirsek aralara çakıl taşlarını sığdırabilir geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz. Büyük taşları “önemli işlere”, çakıl taşlarını “daha az önemli işlere” ve kumu da “serbest zaman etkinliklerine” benzetirsek işlerin önemini belirlemenin, zaman yönetimi açısından önemini daha iyi kavrayabiliriz.

  Uzun vadeli takvim belirleme

Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.

  Haftalık plan yapmak

Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama, haftalık plan yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir.

Bu işe girişmeden önce bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir.

Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur.

Plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bunlar:

  Esneklik ve gerçekçilik

Zamanımızı planlarken bazen işlerin yolunda gitmeyeceğini göz önünde bulundurmak gerekir. Kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşma hakkını kendimize tanımalıyız.

Yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.

  Ödüllendirici olmak

Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimidir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır.

Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.

  Sürekli değerlendirme

Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır.